Блог Eлены Изотовой
Как продавать свои знания и опыт в интернете,
зарабатывая на этом больше, чем твой начальник?

Секреты успешной деловой переписки

Автор: / Дата: в 22:32
Блог Eлены Изотовой

Секреты успешной деловой переписки

Приветствую вас, уважаемый читатель. Многие из вас в повседневной жизни неоднократно занимались отправкой писем, будь то выполнение поручений руководства, рассылка выгодных предложений клиентам, или общение с работодателем. Негативный ответ или отсутствие такового, возможно, является почвой для раздумий, как писать деловые письма, чтобы добиваться поставленных целей? Для этого нужно не только знать, особенности ведения такой переписки, но и уметь использовать их на практике. Интересно?

Появление письменности

Если углубиться в историю, то можно заметить первые отголоски посланий в виде наскальных рисунков или изображений, высеченных на глиняных табличках. Да, именно таким образом, ранее передавались знания. В древние времена, владение таким искусством расценивалось, как нечто сверхъестественное. Людей, умеющих трактовать зашифрованные послания, боготворили, их ценили и почитали.

Чуть позже пиктография переросла в письменность, появился алфавит и умельцы стали передавать свои знания, вовлекая в учебный процесс все большее количество людей. Это теперь, родители учат детей читать, писать, а раньше такого не было.

Раз жизнь подарила нам такую уникальную возможность, которую можно сравнить с прямохождением, то почему бы не использовать ее в собственных целях? Это, конечно же, риторический вопрос, ведь многие скажут, что мы пишем письма, книги, но не всегда такое умение приносит желаемый результат. Получается, чтобы добиться успеха, нужно научиться правильно, преподносить свои преимущества.

письмо-1

Письмо, как проявления внутреннего «Я»

Читая заметки в газетах, произведения различных авторов, человек обращает внимание не только на содержание, но и стиль работы писателя. А вы знали, что по его манере передачи информации, можно узнать о чувствах, которые преобладали в момент создания шедевра, настроении и состоянии души творца? И это правда. Поэтому, составляя резюме, отправляя заманчивое предложение адресату, старайтесь вкладывать в него душу.

Скажу сразу, я получаю море писем по электронной почте и знаю, что часть из них – пустышка. Мое мнение о человеке, являющимся отправителем сообщения, складывается уже с первых строк послания. Хотите узнать, каким образом? Я не буду скрывать:

  1. Первое, на что я обращаю внимание в полученном письме – приветствие. Многие упускают этот момент, а зря. Ведь фраза «Здравствуйте» имеет двойственное значение: «здороваться» и «желать здравия». Может для кого-то из вас это простая формальность, но для других – это важный показатель открытости, добродушия отправителя.
  2. Второе, указание моего имени – еще один момент, который помогает мне настроиться на прочтение письма. Современные люди получают массу постоянных рассылок, заманчивых предложений, которые уже поднадоели и расцениваются, как спам. Чтобы письмо не полетело сразу в корзину, достаточно правильно и грамотно выстроить обращение. Вы согласны со мной?
  3. И наконец, стиль изложения. Прочитав сообщение, я вижу настрой автора (его волнение, страх или излишняя самоуверенность). Все это отображается в послании путем построения предложений. Обратите внимание на примеры: «Я думаю, что смогу работать на вас», «Я не боюсь трудностей, они делают меня сильнее», «Я хочу попробовать вашу систему» и тд. Какое предложение построено правильно? Где человек четко показывает, что он готов работать? Ответ очевиден – второе.

письма

Рассмотрев простой пример, вы заметили, что манера письма отражает состояние отправителя. Вот так и работодатели, получая кучу резюме, могут свободно, не видя человека, составить его психологический портрет, на основании которого принять решение о продолжении сотрудничества.

Не бойтесь раскрывать свои преимущества и писать не как робот, или основная масса населения. Проявите фантазию, раскройте свои преимущества, конечно, не забывая о правилах этикета и поддержания деловой переписки. Только так можно добиться ошеломительного успеха и разрекламировать не только себя, но и собственное предложение (товар, услугу, акцию).

Особенности делового письма

В социуме сложилось мнение, что деловая переписка – способ передачи информации позволяющий получить ответы на основные вопросы, разобрать конфликтные ситуации и принять обоюдное решение о продолжении или прекращении сотрудничества. Раз это один из инструментов, служащих для согласования спорных моментов, то и проводить его нужно аккуратно, соблюдая правила этикета.

Составлять деловое письмо желательно на специально бланке, с изображением эмблемы организации, от лица которой происходит оповещение. Столь небольшая формальность позволяет адресату оценить важность полученной информации. Не лишним будет размещение основных реквизитов отправителя (название фирмы, ее адрес, телефон для связи и тд.).

Деловое письмо в настоящее время приравнивается к официальному документу, которое должно быть составлено четко. Порой, даже присутствие небольших опечаток, может негативно отразиться на дальнейшей деятельности отправителя.

working-on-laptopСтруктура такого рода послания имеет свои особенности:

  1. Присутствие вступления (заголовка), дает понять получателю всю важность доставленной информации.
  2. Начинать такое письмо нужно с уважительно обращения к получателю: «Уважаемый Петр Семенович», «Господин директор» и тд.
  3. Кратко излагается суть обращения («по вашей просьбе, отправляю вам отчет», «после общения с вами, спешу поделиться…»).
  4. Далее идет основная часть послания, в которой нужно четко изложить свои мысли, полученные материалы, факты.
  5. Обязательное заключение, в котором подводятся итоги, высказываются предложения, должно заканчиваться словами благодарности за время, отведенное читателем на ознакомление с документом.
  6. Не лишним будет поставить дату и подпись в нижней части послания.

 

Примерно так выглядит структура делового письма. Однако есть и дополнительные особенности, которые нужно учитывать при выборе формы послания. Если это обращение к руководителю или партнеру, то не лишним будет включить в верхнюю часть сообщения шапку, в которой указаны адресат и отправитель.

Работая в организации, или занимаясь собственным бизнесом, стоит учесть основные особенности ведения переписки:

  • Просматривать почту не реже пары раз за сутки.
  • При получении любого письма, выделить время, чтобы бегло ознакомление с ним, оценить его важность. Оптимальным будет своевременный ответ, направленный отправителю, сразу после доставки послания. Если такая возможность отсутствует, то нужно хотя бы раскрыть пакет и быстро взглянуть на содержимое. Запомните, иногда скорость ответа играет, чуть ли не решающую роль в вашей жизни.

the-best-way-to-learn-writing

Как пример, могу привести случай, произошедший на трассе. В результате аварии, водитель автомобиля получил серьезные повреждения, попал в клинику, в которой ему оказали первую помощь. Связаться с родственниками участника ДТП смогли только через неделю. А все дело в том, что не могли дозвониться до таковых. Вот таких примеров масса.

Запомните, если письмо пришло, то его содержание может быть очень важным, поэтому при получении уведомлений вспоминайте пример и открывайте конверты. Запомните, пара секунд, потраченная на просмотр уведомления, может стоить кому-то целой жизни.

Собираясь отправить письмо новому партнеру, не торопитесь вываливать кучу материала. Для начала опишите свою фирму, ее преимущества, возможности. А главное, покажите адресату то, что он сможет получить, согласившись на дальнейшее сотрудничество. Обязательно учитывайте особенности общения будущего партнера (если он иностранец, то письмо должно быть составлено в доступной для него форме и не быть слишком объемным).

Не старайтесь приукрасить свое положение, а приводите факты, позволяющие получателю принять верное решение. Примером может стать объяснительная, написанная провинившимся сотрудником фирмы. В данном документе он указывает адресата (руководитель отдела, директор компании), четко излагает суть случившегося (я опоздал, я упал, сломалось оборудование), далее раскрывает факторы, повлекшие произошедшее (проспал, опоздал на транспорт, не проконтролировал давление в системе).

PenPaperПосле изложенного материала, на основании которого адресат сможет представить ситуацию, идет просьба (прошу не увольнять меня) и документ заканчивается письмо датой, подписью. Вот такой образец можно заметить в папках руководителей.

В настоящее время, с появлением техники, документы стали производить и хранить в печатном виде. Но, это нововведение никак не позволяет работникам забывать о правилах их составления. Помните, грамотно оформленное обращение, поможет решить ваши проблемы.

Ошибки начинающих предпринимателей

В современном мире, передача информации по средствам глобальной сети интернет набирает оборот. Если раньше электронная почта была только у части населения, то теперь данный ресурс есть практически у каждого человека, пользующегося устройством. Естественно, что ящики людей бывают, забиты большим количеством писем, имеющим сомнительный или рекламный характер.

Большинство пользователей, так и не заглянув в послание, отправляют его в корзину. Если вы не хотите, чтобы с вашими творениями поступали аналогично, то пора научиться составлять их грамотно. А самое главное, не отправлять шаблоны сразу нескольким пользователям. А как быть тогда? – спросите вы.

Чтобы ваше письмо открыл адресат, поставьте в самом начале сообщения обращение. Вспомните, как поднимается ваша самооценка, когда вы берете в руки послание и в первую очередь видите свои данные? Разве вам неприятно? Именно поэтому, решившись на отправку письма делового характера, сделайте акцент на своей осведомленности (не лишним будет добавить фразу: «я знаю, что вы занятой человек, но я не займу у вас уйму времени», ну или что-то подобное).

копирайтингПомните, вы работаете для клиента, значит, проверяйте составленное письмо перед отправкой и читайте так, как будто вы получатель. Задавайте себе вопросы и корректируйте послание. Научиться грамотно, составлять такого рода документы поможет видеокурс Александра Борисова «Рассылка, которая делает деньги». В своем обучении автор раскрывает секреты успешной переписки, дает образцы посланий, довольно тщательно разбирает предоставленные примеры. Не упустите свой шанс стать уверенным и успешным человеком.

Мне кажется, что на такой позитивной ноте пора заканчивать свое изложение. Данный обзор получится довольно обширным, но я постаралась раскрыть основные аспекты деловой переписки, указать на достоинства такого способа общения. Если после прочтения статьи у вас остались вопросы, то не забудьте оставить их в разделе «комментарии».

А вы уже рассказали об особенностях ведения деловой переписки своим коллегам? Нажмите на клавишу с изображением социальной сети, в которой зарегистрированы и все ваши подписчики получат возможность ознакомиться с обзором. Станьте успешнее сами и подарите такую возможность другим. На этом все, до новых встреч.

С уважением, Елена Изотова.

1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд (1 голосов, средний: 5,00 из 5)
Загрузка...
Добавить комментарий
Имя*
Mail*
:p :-p 8) 8-) :lol: =( :( :-( :8 ;) ;-) :(( :o: